Vendre ses créations en ligne : comment créer une facture personnalisée + facturer un client étranger

Pour cet article invité, j’ai le plaisir de recevoir Emilie Jaillot, copywriter junior chez Debitor.
Après avoir lu cet article, vous saurez comment présenter vos factures de façon plus « pro », en créant votre propre modèle de facture personnalisé.
Vous deviendrez également incollables sur la facturation de vos clients étrangers : entre nous, il y vraiment de quoi s’y perdre quand on ne passe pas par une plateforme et qu’on vend sur son propre site…

Créer un modèle de facture personnalisé

Pour les entrepreneurs exerçant un métier créatif, l’identité visuelle de l’entreprise est importante car elle forme souvent la première impression des clients et elle reflète le caractère unique de l’entreprise. Alors pourquoi ne pas refléter cette identité visuelle dans les factures de l’entreprise ?

Voici des astuces pour bien gérer sa facturation et créer un modèle de facture à l’image de votre entreprise, tout en restant clair et professionnel.

Outils pour créer et personnaliser un modèle de facture

Pour personnaliser vos factures, utiliser un logiciel de facturation comme Debitoor, peut être une solution intéressante. En effet, certains logiciels proposent des modèles de factures customisables. Leur utilisation représente un gain de temps tout en facilitant la personnalisation.

Utiliser les couleurs et la police propres à l’entreprise

Si vous avez une identité visuelle pour votre entreprise, vous avez très probablement déjà défini une palette de couleurs ainsi qu’une police spécifique que vous utilisez régulièrement, sur votre site internet ou sur d’autres documents.

Pour adapter vos factures à l’identité visuelle de votre entreprise, n’hésitez pas à ajouter une section colorée aux couleurs de votre entreprise, comme un en-tête ou un pied de page. De même, vous pouvez utiliser la police qui fait partie de l’identité visuelle de votre entreprise tant qu’elle est lisible.

Si vous n’avez pas de palette de couleur définie, vous pouvez facilement en créer en utilisant un générateur de couleurs gratuit en ligne (Canva, DeGraeve, Paletton…)

Il existe également des sites internet qui permettent de télécharger gratuitement des polices design utilisables pour des fins commerciales.

Inclure le logo de l’entreprise

Le logo de l’entreprise est souvent l’élément le plus important de l’identité visuelle de votre entreprise. Il est donc primordial de l’inclure sur votre modèle de facture et de le mettre en évidence de façon à ce qu’il soit clairement visible par les clients. Après tout, les factures peuvent aussi servir de support pour mettre en avant la singularité de votre entreprise.

Organiser la facture en sections pour plus de clarté

Il est important qu’une fois le modèle de facture personnalisé, la facture reste claire, lisible et facile à comprendre pour le client. Pour cela, une astuce-clé est de créer des sections bien définies. Voici des suggestions en matière de sections :

• L’en-tête de la facture est idéal pour insérer le nom et l’adresse du client, ainsi que l’adresse de votre entreprise. C’est aussi un emplacement judicieux pour inclure le logo de l’entreprise, qui sera visible au premier coup d’œil.

• Une section” résumé”, située sous l’en-tête, permettra au client de savoir de quoi il s’agit instantanément. Cette section peut comprendre le numéro de la facture, la date d’émission de la facture, la date d’échéance, et le prix total à payer.

• Le corps ou la section principale de la facture inclut les détails des produits ou services achetés, comme leurs descriptions, leurs prix et leurs quantités. La liste des produits est suivie du sous-total sans TVA si vous êtes assujettis, ainsi que du montant total à payer, HT ou TTC. Sous ces détails, il est aussi possible d’ajouter des commentaires précisant par exemple le moyen de paiement à utiliser pour régler.

• Le pied de page est la section où sont détaillées les coordonnées relatives à l’entreprise, dont le numéro SIREN. Les informations bancaires qui permettront au client de régler la facture peuvent aussi y figurer.

Définir un numéro de facture pour une organisation imbattable

La loi requiert des entrepreneurs qu’ils établissent un système de numérotation des factures cohérent et basé sur une séquence chronologique continue. Ainsi, il est recommandé de numéroter ses factures au format “AAAA-MM-XXX”, c’est à dire année – mois – numéro.

Avec ce format, il sera plus facile de vous y retrouver et de s’assurer qu’il n’existe pas de trous dans la numérotation. Chaque facture doit comporter un numéro unique et dans la continuité de la facture précédente.

Les logiciels de facturations possèdent souvent une fonctionnalité de numérotation automatique, qui tombe à pic pour les entrepreneurs vivant à cent à l’heure, car elle réduit grandement le risque d’oublis et de doublons.

Astuces pour la facture à l’étranger

Grâce à internet et au e-commerce, il est de plus en plus courant pour les petites entreprises d’avoir des clients basés à l’étranger. Voici un résumé des points importants à savoir pour facturer correctement vos clients étrangers.

Quelle TVA appliquer pour facturer un client à l’étranger ?

La facturation pour les clients à l’étranger est différente de celle pour les clients basés en France. Si votre client est établi hors Union Européenne, vous n’avez pas à facturer la TVA. La facture sera donc HT.

Si votre client est établi dans un autre pays de l’Union Européenne, plusieurs cas de figure peuvent s’appliquer en fonction de si votre entreprise est assujettie et redevable ou non-redevable à la TVA française, en fonction de si votre client est assujetti à la TVA de son pays ou non, et en fonction de s’il s’agit d’une livraison de biens ou d’une prestation de services.

Pour les livraisons de biens :

• Si votre entreprise est assujettie et redevable à la TVA en France et que votre client est assujetti à la TVA dans son pays, la facture est HT.
• Si votre entreprise est assujettie et redevable à la TVA en France mais que votre client n’est pas assujetti à la TVA dans son pays, la facture sera TTC. Cependant, la TVA appliquée ne sera pas forcément la TVA française. Ce sont des critères relatifs aux seuils de chiffre d’affaires dans chaque pays qui régissent quelle TVA sera appliquée.
• Si votre entreprise est assujettie et non-redevable à la TVA, la facture sera HT.

Pour les prestations de services : 

• Si votre entreprise est assujettie et redevable à la TVA en France et que votre client est assujetti à la TVA dans son pays, la facture est HT.
• Si votre entreprise est assujettie et redevable à la TVA en France et que votre client n’est pas assujetti à la TVA dans son pays, la facture est TTC mais soumise à la TVA du pays du client.
• Si votre entreprise est assujettie et non-redevable à la TVA, la facture sera HT.

Le numéro de TVA intracommunautaire

Le numéro de TVA intracommunautaire est automatiquement assigné aux entreprises assujetties et redevables à la TVA. Il est obligatoire pour les entreprises assujetties et redevables à la TVA de posséder un numéro de TVA intracommunautaire dès qu’elles effectuent des achats ou ventes de biens ou services dans d’autres pays de l’Union Européenne.

En ce qui concerne les entreprises assujetties non-redevables à la TVA, comme les micro-entreprises, l’obtention du numéro de TVA intracommunautaire est facultative dans la plupart des cas.

Si votre entreprise est assujettie et non-redevable à la TVA et qu’elle délivre des prestations de services ou vend des biens à des particuliers établis dans des pays de l’Union Européenne, vous n’avez pas besoin d’obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.

En revanche, si votre entreprise est assujettie et non-redevable à la TVA et qu’elle commerce avec des sociétés établies dans d’autres pays de l’Union Européenne, l’obtention de ce numéro peut être obligatoire :

1 – Pour ce qui est des entreprises assujetties non-redevables délivrant des prestations de services à des sociétés établies dans des pays de l’Union Européenne, il est désormais obligatoire d’obtenir un numéro de TVA intracommunautaire. L’obtention de ce numéro n’annule pas votre franchise en base de TVA.

2- Pour les entreprises assujetties non-redevables effectuant des livraisons de biens à d’autres sociétés de l’Union Européenne, deux cas de figure sont possibles :

• Si le montant annuel de vos achats ou ventes de biens à des sociétés établies dans des pays de l’Union Européenne excède 10 000 euros, vous devez impérativement être en possession d’un numéro de TVA intracommunautaire. L’obtention de ce numéro n’annule pas votre franchise en base de TVA, mais les achats et ventes intracommunautaires seront taxables en France.
• Si le montant annuel de vos achats ou ventes de biens à des sociétés établies dans des pays de l’Union Européenne n’excède pas 10 000 euros, vous n’avez pas besoin d’obtenir un numéro de TVA intracommunautaire.

Facturer dans une autre langue

Il n’y a pas d’obligation en ce qui concerne la langue de la facture lorsque l’on facture un client à l’étranger.

Néanmoins, si vous avez des clients à l’étranger, il est fortement probable qu’ils ne parlent pas le français. Dans ces cas-là, il est essentiel de traduire la facture en anglais, ce qui évitera au client de devoir la traduire.

Pour aller plus loin, une autre option est de traduire la facture dans la langue du client, si celle-ci n’est pas l’anglais ni le français. Cette attention particulière fera son effet et facilitera la vie de votre client. Bien sûr, cela n’est pas toujours faisable car les termes de facturation peuvent être complexes, mais certains logiciels de facturation proposent cette fonctionnalité.

Bonne facturation à tous !