La facture pro forma

Expédition

La facture pro forma doit parfois être jointe à vos colis pour expédier vos créations artisanales. Apprenez à la présenter et dans quel cas l’utiliser.

Définition de la facture pro forma

La facture pro forma est une facture “pour la forme”. Elle est provisoire, c’est une sorte de brouillon qui servira de base pour la facture définitive émise par la suite. Elle détaille les conditions de vente.

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expédier ses créations hors UE : la facture pro forma

Quand utiliser une facture pro forma

Dans le cadre d’une activité de vente de créations à distance, la facture pro forma peut être utilisée à la place d’un devis, pour formuler une offre après d’un client ou d’un prospect.

Parfois, elle sera aussi exigée pour expédier une commande hors Union Européenne : elle est nécessaire aux opérations de dédouanement et au calcul des éventuelles taxes à devoir. Voici dans quels cas :

Z le client est un particulier
Z la création expédiée n’est pas destinée à la vente
Z expédition d’échantillons, d’un cadeau à un client situé hors UE

Rappel : indiquer “échantillons” ou “cadeau” sur un document douanier ne signifie pas qu’aucune taxe ou droit de douane ne sera appliqué : cette notion est appréciée différemment d’un pays à l’autre (l’importation d’échantillons peut donc parfois être taxée !).

Les éléments d’une facture pro forma

La facture pro forma n’a aucune valeur comptable : elle ne fait donc pas partie de la comptabilité.
N’ayant pas non plus de valeur légale, il n’existe pas de liste de mentions obligatoires à y faire figurer. Cependant, comme elle sert souvent de devis, elle reprend généralement les éléments d’une facture classique car elle peut ainsi être facilement transformée en facture définitive si la vente est conclue.

Certaines mentions sont quand même essentielles :

I la mention “Pro Forma”, pour bien la distinguer d’une facture classique
I la date
I les informations du vendeur
I les informations du client
I le détail des produits/services vendus + la quantité + le prix unitaire HT
I le montant total de la facture
I les conditions de vente : éventuels délais de paiement, de livraison, déductions…

Utilisation de la facture pro forma pour la douane

Z La facture pro forma sera rédigée en Anglais (elle peut être en Français pour une expédition vers la Suisse, l’Andorre ou le Lichtenstein).

Z Elle sera éditée en 2 exemplaires qui seront placés avec les autres documents douaniers à l’extérieur du colis/courrier, dans une pochette adhésive.

Z Si la transaction s’est déroulée sur Etsy, il faudra parfois mentionner d’autres éléments. En effet, selon la destination, Etsy calcule, prélève et reverse automatiquement certaines taxes sur les ventes à la place de ses vendeurs.
Vous devrez alors ajouter certaines informations sur la facture pro forma, pour éviter que les taxes soient facturées une seconde fois à l’acheteur, avec d’éventuels frais supplémentaires.

Avertissement : cet article est fourni uniquement à titre d’information et n’a pas valeur de conseil en matière juridique ou fiscale. Si vous avez des questions supplémentaires, je vous recommande de consulter un conseiller professionnel.

Crédit photo : Brandy Kennedy

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