La facture pro forma

Expédition

La facture pro forma doit parfois être jointe aux autres documents douaniers nécessaires à l’envoi de marchandises vers l’étranger. Dans cet article, nous allons voir dans quel cas il faut l’utiliser, comment l’établir et où la placer.

Définition de la facture pro forma

La facture pro forma est une facture informative, établie « pour la forme ». Elle est le plus souvent émise pour exporter des marchandises à l’étranger. Les éléments qu’elle contient servent surtout à indiquer aux autorités douanières du pays de destination le type de marchandise importée et sa valeur.

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expédier ses créations hors UE : la facture pro forma

A quoi sert la facture pro forma ?

En e-commerce, vous utiliserez la facture pro forma pour expédier des marchandises sans valeur commerciale hors de l’UE.
Exemples : envoi d’une commande à un particulier, expédition d’échantillons, remplacement d’un article…

Ces envois de biens sont soumis à une obligation de déclaration en douane. La facture pro forma fait partie des documents douniers exigés pour le calcul des éventuels droits/taxes à devoir par l’acheteur.

Rappel : indiquer « échantillon » ou « cadeau » sur un document douanier ne signifie pas qu’aucune taxe ou droit de douane ne sera appliqué : cette notion est appréciée différemment d’un pays à l’autre (l’importation d’un échantillon peut donc parfois être taxée !).

Quelle est la différence entre une facture pro forma et une facture commerciale ?

La facture pro forma et la facture commerciales indiquent toutes les deux la valeur de la marchandise aux autorités douanières du pays destinataire.

Contrairement à la facture pro forma, la facture commerciale est jointe aux envois ayant une valeur commerciale et son montant doit être payé par le destinataire.

Les éléments d’une facture pro forma

La facture pro forma n’a pas de valeur légale : il n’existe donc pas de liste de mentions obligatoires à y faire figurer. Cependant, certains élements sont indispensables pour les services douaniers :

Z la mention « pro forma », pour bien la ditinguer de la facture commerciale
Z la date et le numéro de la facture
Z les informations du vendeur
Z les informations du destinataire
Z la description du produit vendu
Z la quantité, le poids, le prix unitaire, le prix total
Z les frais de port
Z la devise
Z le pays d’origine de la marchandise (le pays de fabrication)
Z votre signature

IMPORTANT

Si la transaction s’est déroulée sur Etsy (ou une autre marketplace), il faudra parfois mentionner d’autres éléments.
En effet, selon le pays de l’acheteur, Etsy calcule, prélève et reverse automatiquement certaines taxes sur les ventes (ex : TVA), à la place de ses vendeurs.
Vous devrez alors ajouter certaines informations sur la facture pro forma, pour éviter que la taxe déjà payées sur Etsy soit facturée une seconde fois à l’acheteur.

la facture pro forma est établie de préférence en anglais (elle peut être en français pour une expédition vers la Suisse, l’Andorre ou le Lichtenstein).
A NOTER : pour les envois vers le Royaume-Uni, tous les documents douaniers doivent être rédigés en anglais.

elle sera éditée en 2 exemplaires

Où placer la facture pro forma ?

Les 2 exemplaires de la facture pro forma doivent être placés avec les autres documents douaniers, à l’extérieur du colis/courrier, dans une pochette adhésive.
N’oubliez pas de signer chaque exemplaire.

Avertissement : cet article est fourni uniquement à titre d’information et n’a pas valeur de conseil en matière juridique ou fiscale. Si vous avez des questions supplémentaires, je vous recommande de consulter un conseiller professionnel.

Crédit photo : Brandy Kennedy

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