La facturation électronique obligatoire : tout comprendre

Juridique, Comptabilité, Fiscalité

A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émission des factures sera quant à elle progressive. Vous vous demandez si votre entreprise sera concernée par la facturation électronique ? Ce qu’est une facture électronique ? Comment tout cela va se mettre en œuvre et pourquoi je vous en parle déjà ? A la fin de cet article, vous aurez les réponses à la plupart des questions que vous vous posez sur le sujet !

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La facture électronique

I. Quelles sont les entreprises concernées ?

L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que « les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis ».

En d’autres termes, la réforme va s’appliquer à tous les assujettis à la TVA, qu’ils soient ou non redevables de la TVA (ex : bénéficiaires de la franchise en base). Toutes les entreprises établies en France sont donc concernées, y compris les micro-entrepreneurs et les artistes-auteurs.

REMARQUE : il est important de commencer à penser dès maintenant à la facturation électronique parce qu’il faudra changer vos habitudes et modifier le processus de traitement de vos factures. Actuellement, vous utilisez peut-être la facturation papier (Word, Excel…) ou les PDF, mais ces formats ne seront bientôt plus conformes : dès le 1er juillet 2024, vous devrez pouvoir recevoir et traiter des factures au format électronique. En conséquence, si vous utilisez un logiciel de facturation, il devra obligatoirement être adapté aux nouvelles exigences de l’administration fiscale.

II. Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Définition

Si vous pensez qu’une facture électronique est simplement un scan de votre facture papier envoyé par email à votre client ou encore un fichier PDF, je vous arrête tout de suite. La facturation électronique, c’est un peu plus compliqué que ça…

Techniquement, une facture électronique est une facture dématérialisée de bout en bout. Elle est émise, transmise, et reçue sous forme électronique et doit respecter un certain nombre de normes prédéfinies :

Z elle garantit l’identité de son émetteur (grâce à une signature électronique et un certificat)

Z elle est impossible à modifier

Z son format est lisible par tous : vous, vos fournisseurs, vos clients professionnels et l’administration fiscale

On appelle aussi la facturation électronique « e-invoicing« .

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La réforme a 4 objectifs :

  • renforcer la compétitivité des entreprises grâce à une réduction des coûts de traitement et d’impression des factures et une sécurisation des relations commerciales
  • lutter contre la fraude fiscale
  • simplifier la déclaration de TVA : à terme, elle sera préremplie
  • améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel afin de pouvoir ajuster au mieux les politiques publiques

Les dates-clés de la facturation électronique

Elle se fera en deux temps :

1. Obligation de réception des factures
A partir du 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises, dès qu’un de vos fournisseurs a l’obligation d’émettre des factures électroniques (donc si celui-ci est une grande entreprise, voir ci-dessous)

2. Obligation d’émission des factures
Elle se fera progressivement, en fonction de la taille des entreprises :
– grandes entreprises : à partir du 1er juillet 2024
– ETI (entreprises de taille intermédiaire) : à partir du 1er juillet 2025
– PME, TPE, micro-entreprises, artistes-auteurs : à partir du 1er juillet 2026

III. La facturation électronique entre entreprises : les outils

A partir de 2024, certains de vos fournisseurs ne pourront plus vous envoyer directement vos factures. Elles devront obligatoirement transiter par un système d’échange. Pour pouvoir recevoir (en 2024) et émettre vos factures (en 2026, si vous êtes ME* ou AA**), vous devrez donc choisir une plateforme de dématérialisation. Vous aurez le choix entre :

le portail public de facturation Chorus Pro (PPF) :
son utilisation est déjà obligatoire depuis 2017 dans le cadre d’une vente d’un bien ou d’une prestation de service à une entité du secteur public (ex : un artiste-auteur qui intervient dans un établissement scolaire demande le paiement de sa facture via Chorus Pro).
Le portail public vous permettra de recevoir, saisir et transmettre vos factures gratuitement.

ou une des plateformes de dématérialisation « partenaires » (PDP) :
elles devront obligatoirement être préalablement immatriculée par l’administration fiscale. L’accès à leurs services sera payant. Ces plateformes tierces privées proposeront certainement des services complémentaires à leurs clients comme par exemple le recouvrement des factures, l’intégration automatique des opérations dans la comptabilité…

REMARQUE : vous ne serez pas obligé(e) d’utiliser la même plateforme que votre fournisseur pour recevoir une facture électronique. De plus, vous pourrez choisir une ou plusieurs plateforme(s) de dématérialisation, selon vos besoins.

* ME : micro-entrepreneur
** AA : artiste-auteur

1. Un annuaire central

La DGFiP va mettre en place un annuaire central. Celui-ci permettra aux plateformes d’adresser les factures électroniques à leurs destinataires.

Cet annuaire sera mis à jour régulièrement et regroupera la liste des entreprises et des entités publiques soumises à l’obligation de facturation électronique. 

L’administration fiscale y publiera également la liste des plateformes de dématérialisation partenaires, en précisant leur statut au regard de la procédure d’immatriculation :  
– effective (pour une période de 3 ans renouvelable),
– en cours de renouvellement
– résiliée
Ces informations vous aideront au moment de choisir votre plateforme.

3. Les formats conformes de facturation électronique 

Les opérateurs des plateformes devront transmettre les factures électroniques selon des formats exigés par l’administration fiscale. Ainsi, 3 formats ont été retenus : 
1- le format CII (Cross Industry Invoice)
2- le format UBL (Universal Business Language)
3- le format mixte, composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF

2. Les obligations légales des PDP et du Portail Public

Les plateformes partenaires devront obligatoirement proposer un minimum de services à leurs utilisateurs :
Z permettre la saisie, le dépôt, l’émission et la transmission des factures électroniques conformément à la réglementation
Z contrôler les factures et vérifier la validité des formats utilisés (CII, UBL ou format mixte)
Z identifier les destinataires des factures à l’aide de l’annuaire central et fournir les informations nécessaires pour maintenir à jour de cet annuaire
Z transmettre les factures aux plateformes choisies par leurs destinataires (portail public ou une autre plateforme privée)
Z recevoir et mettre à disposition les factures reçues depuis d’autres plateformes
Z indiquer le statut du traitement des factures
Z extraire et transmettre les données destinées à l’administration fiscale

Le portail public de facturation respectera également ces mêmes obligations, mais il devra également :
Z permettre la conservation des factures (coffre-fort électronique)
Z récolter et transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, de transaction et de paiement et le statut de chaque facture
Z gérer l’annuaire central

IV. Les modalités de mise en place de la facturation électronique

L’obligation de facturation électronique s’articulera en 2 volets : d’une part, l’e-invoicing et de l’autre, l’e-reporting.

A. L’obligation d’e-invoicing

L’obligation de facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France :

Z quelle que soit leur taille
Z si elles réalisent des transactions commerciales avec d’autres entreprises établies en France (on parle alors d’opérations domestiques en B2B)

Un professionnel ne pourra donc plus envoyer directement (par courrier, email, etc.) une facture à un autre professionnel. Celle-ci devra obligatoirement transiter via une plateforme de dématérialisation.

1. Quelles sont les opérations concernées par l’e-invoicing ?

  • les livraisons de biens ou les prestations de service vendues à une autre entreprise établie en France
  • les acomptes versés sur ces ventes

A NOTER : il existe certains cas particuliers (par exemple, si votre entreprise est établie dans les COM*). N’hésitez pas à contacter la DGFiP si vous avez besoin de plus d’informations.

*COM : Collectivités d’Outre-Mer

2. A quel rythme devrez-vous déposer vos factures électroniques ?

Il n’y aura pas de rythme particulier : les modalités de facturation resteront les mêmes qu’aujourd’hui.

3. Le statut de vos factures

La plateforme de dématérialisation devra également vous informer du statut de vos factures :

  • « dépôt » : la facture a été acceptée par la plateforme
  • « rejet » : la facture n’est pas conforme
  • « refus » : la facture a été refusée par son destinataire
  • « encaissé » (comprend aussi les informations de paiement)

B. L’obligation d’e-reporting

En plus de leur obligation d’e-invoicing, les entreprises soumises à la TVA devront également «transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie».

1. Les opérations concernées par l’e-reporting

Le volet e-reporting concernera les opérations commerciales qui n’entrent pas dans le champ d’application de l’e-invoicing, c’est-à-dire :
Z les ventes à des particuliers (transactions B2C) résidant en France, dans l’UE ou hors UE
Z les transactions avec des entreprises non établies en France : exportations, livraisons intracommunautaires…

2. Les dates-clés de l’e-reporting

Le calendrier est le même que celui du volet e-invoicing :
pour les grandes entreprises : 1er juillet 2024
pour les ETI : 1er janvier 2025
pour les PME, TPE, ME et AA : 1er janvier 2026

3. Comment allez-vous transmettre vos données à la DGFiP ?

Pour transférer vos données, vous devrez passer par l’intermédiaire du portail public de facturation ou par une des plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration.

Selon votre choix, les étapes de l’e-reporting ne seront pas tout à fait les mêmes :

si vous utilisez le portail public : une fois que vous aurez déposé une facture, les données utiles au e-reporting seront extraites puis transmises à l’administration fiscale

si vous utilisez une plateforme tierce : la PDP extraira les données puis les transmettra au portail public qui, à son tour, les enverra à l’administration fiscale

4. Les données à transmettre à la DGFiP

L’administration ne récupèrera pas toutes les mentions figurant sur vos factures : elle collectera seulement les données utiles à ses missions (par exemple, pour le pré-remplissage de la déclaration de TVA).

les données de facturation :
– le numéro SIREN de l’assujetti et du client
– le pays de l’assujetti et du client
– la date d’émission de la facture
– la catégorie de l’opération facturée (livraisons de bien, prestation de service ou les 2)
– etc.

Dès qu’une facture obtiendra le statut de « dépôt » sur une plateforme tierce, celle-ci transmettra les données de facturation au portail public dans les 24 heures.

A NOTER : la liste des données de facturation à transmettre à l’administration fiscale évoluera en 2026. Il faudra alors transmettre des données supplémentaires comme l’éventuelle minoration de prix (rabais, remise ou ristourne), la dénomination précise du bien livré ou du service rendu, etc.

les données de transaction :
– le numéro SIREN
– la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opérations ayant donné lieu à une facture électronique, la date de la facture et son numéro
– la catégorie de transaction (livraison de biens, prestations de service ou les 2)
– la devise
– le nombre de transactions quotidiennes pour les opérations qui ne donneront pas lieu à facturation électronique
– etc.

La fréquence de transmissions des données de transaction va dépendre de votre régime d’imposition :

  • pour les assujettis soumis au régime réel normal mensuel d’imposition :
    au moins 3 fois par mois, soit :
    – le 10 du mois pour les opérations réalisées entre le 1er et le 10
    – le 20 du mois pour les opérations réalisées entre le 11 et le 20
    – le dernier jour du mois pour les opérations réalisées après le 21
  • pour les assujettis soumis au régime réel normal trimestriel :
    au moins 1 fois par mois, soit avant le 10 du mois suivant
  • pour les régimes simplifiés d’imposition :
    1 fois par mois, soit au plus tard entre le 25 et le 30 du mois suivant
  • pour ceux qui relèvent de la franchise en base de TVA :
    1 fois tous les 2 mois, soit au plus tard entre le 25 et le 30 du mois suivant la fin de la période
les données de paiement :
– le numéro SIREN
– la période au titre de laquelle la transmission est effectuée ou, pour les opération ayant donné lieu à une facture électronique, la date de la facture et son numéro
– la date d’encaissement effectif
– le montant encaissé réparti par taux de TVA

Là encore, le rythme de transmission des données de transaction à la DGFiP va dépendre de votre régime d’imposition :

  • pour les assujettis soumis au régime réel normal (mensuel + trimestriel) d’imposition :
    au moins 1 fois par mois, soit avant le 10 du mois suivant
  • pour les assujettis relevant du régime simplifié d’imposition :
    au moins 1 fois par mois, soit au plus tard entre le 25 et le 30 du mois suivant
  • pour les bénéficiaires de la franchise en base :
    1 fois tous les 2 mois, soit au plus tard entre le 25 et le 30 du mois suivant la fin de la période

V. Les sanctions

En cas de non-respect de votre obligation d’e-invoicing, vous vous exposerez à une amende de 15 euros par facture (total par année civile plafonné à 15.000 €). 

Si vous ne respectez pas votre obligation d’e-reporting, l’amende sera de 250 euros par transmission (total par année civile plafonné à 15.000 €).

A noter : la première infraction commise ne sera pas sanctionnée.

Conclusion

Je ne suis pas sûre que la facturation électronique et la transmission de leurs données à l’administration fiscale soit une véritable avancée pour les micro-entrepreneurs et les artistes-auteurs.
En effet, beaucoup de très petites entreprises n’utilisent pas encore de logiciel de facturation (ou de caisse) et échangent toujours des factures papier. La numérisation varie beaucoup d’une structure à l’autre et la future réforme risque de représenter des contraintes parfois difficiles à mettre en œuvre.
Espérons que l’Etat et l’administration fiscale sauront proposer d’ici 2024 des outils et des solutions adaptées pour aider les très petites entreprises à passer cette nouvelle étape avec succès.

Et vous, comment percevez-vous cette future réforme ? Est-ce que vous pensez que la facturation électronique va faciliter votre vie d’entrepreneur ?

Avertissement : cet article est fourni uniquement à titre d’information. Les élements fournis ne sont pas forcément exhaustifs et ne sauraient se substituer aux textes officiels.

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4 Commentaires

  1. Zoé Massot

    Ouch… Pour avoir déjà utilisé Chorus Pro avec mon asso pour facturer une mairie, cette nouvelle me semble carrément flippante… C’est une usine à gaz, rien ne m’a semblé intuitif (alors que je ne suis de base pas une bille en informatique), il faut savoir décrypter le langage administratif, ce qui n’est pas du tout acquis pour des « petits » ME ou artistes comme nous…
    Espérons que d’ici 2026 ils auront amélioré ce genre de problème, rendu les interfaces plus intuitives et simple d’utilisation :(

    Réponse
    • Les Petits Pois sont Bleus

      Bonjour Zoé,
      Aïe, c’est ce que je craignais quand j’ai vu qu’ils allaient utiliser Chorus Pro :( Merci beaucoup d’avoir pris le temps de partager votre retour d’expérience ! Normalement, on pourra tester la nouvelle interface début 2024, j’espère aussi qu’elle aura été revue d’ici là…
      (je ne sais pas si c’est votre cas, mais vous serez peut-être obligée d’utiliser Chorus Pro dès 2024 pour recevoir les factures de vos fournisseurs, je pense notamment aux factures de La Poste pour celles et ceux qui ont un e-commerce).

      Réponse
  2. Laetitia Hebert

    Je ne dirai pas exactement que cela va me faciliter la vie… et même que je vais me garder de trop anticiper la question ! J’ai l’impression que même en micro, avec un CA annuel modeste, on nous engage de plus en plus à agir comme de plus grosses boîtes, sauf que nous, on ne délègue rien à personne…
    Merci beaucoup pour tes actions de veille, c’est très précieux.

    Réponse
    • Les Petits Pois sont Bleus

      Bonjour Laetitia ! Je me suis dit à peu près la même chose en rédigeant cet article :) On verra bien si l’administration essaie de nous simplifier les choses dans les mois qui viennent…

      Réponse

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